Combien de temps garder les papiers : relevés de banque, factures, documents officiels, quittances de loyer…

Faire le tri dans ses documents, ou dans ceux d’une personne décédée, c’est toujours un casse tête chinois. Que garder et que jeter ? Pour un particulier ou pour une entreprise, la question à se poser reste la même : combien de temps garder les factures ? Il y a des gens qui les accumulent pendant des années, qui les stockent dans un garage ou ailleurs, mais tous ne méritent pas qu’on les conservent jusqu’à sa mort, loin de là. Les papiers à conserver, comme les relevés de compte ou les factures (EDF…), doivent l’être un certain temps, mais il y a un moment où on ne vous les demandera plus jamais. Il devient alors possible de les jeter pour faire de la place, mais combien de temps les garder ? A suivre nos conseils pour ne pas se tromper dans l’archivage des papiers personnels.

Les guides pratiques de prêt-aide.net


Ce site a été créé pour apporter des réponses à des problématiques qui paraissent simples à première vue, mais qui le sont beaucoup moins dès qu’on entre dans les détails. Le durée de conservation des papiers administratifs en est une, surtout quand on doit vider un appartement après le décès de ses parents. Car dans ce cas là, il faut savoir que les délais sont les mêmes que pou un vivant, les héritiers pouvant être amenés à devoir prouver le paiement dettes et des créances éventuelles. Les ayants droits doivent donc se montrer particulièrement vigilants : ils ne sont pas à l’abri d’une action en recouvrement.

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Des délais différents

Les factures de téléphone, les factures commerciales (clients et fournisseurs), les papiers de la CAF, de l’URSSAF, le délai de conservation des documents bancaires… A chaque papier son délai de garde, pour éviter d’avoir des problèmes dans le cas où on nous demanderai de le fournir. Que l’on soit en France, en Belgique, en Suisse ou au Québec, la problématique reste la même : on a peur de jeter, c’est prendre le risque de faire une erreur et de se débarrasser dans d’un document alors qu’il aurait fallut le conserver encore un peu.

Tableau récapitulatif des papiers à garder maison et voiture


L’assurance : chaque année, on en reçoit une nouvelle. Par sécurité, on peut les stocker pendant 2 ans.

Les autres papiers en rapport avec son véhicule : gardez les factures tant que vous l’utilisez, qu’il s’agisse de celle de l’achat ou des réparations. Pour ces dernières, en cas de revente, le futur acquéreur sera content de les avoir, et vous pourrez vendre votre voiture plus cher, en mettant en avant les réparations que vous avez effectué. Même chose pour les PV de contrôle technique.

Les amendes : prendre un PV n’est jamais agréable. Si vous l’avez payé, mettez le de côté pendant 3 ans, dans le cas où les impôts vous demanderai une nouvelle fois son règlement par erreur.

Combien de temps garder les relevés de banque et ses talons de chèque ?


Il faut être particulièrement vigilant avec tout ce qui concerne ses papiers bancaires car on en reçoit beaucoup, par la poste et par mail, et l’accumulation peut faire peur. Généralement, ils ne servent qu’à prendre la poussière, mais on ne sait jamais. Pour les relevés, il se dit qu’il faut les entasser sur 10 ans. Sachez toutefois que vous avez 18 mois au maximum pour contester auprès de votre banque un débit dont vous ne seriez pas à l’origine.

La première chose à faire, avant de ranger ses relevés, c’est de comparer les opérations au débit eu au crédit avec vos justificatifs d’achats. Ce pointage vous permet éventuellement de contester des frais et des opérations avec lesquelles vous ne seriez pas en accord et de demander éventuellement un remboursement d’agios. Vous avez 30 jours pour le faire. Ceux qui ne regardent jamais leurs comptes sont des inconscients, pour rester poli.

Chèque et carte bleue

Pour les chèques bancaires, mieux vaut aller les encaisser tout de suite. Toutefois, si vous en oublié un dans un tiroir ne l’y laissé pas croupir plus d’un an, auquel cas vous ne pourriez plus l’encaisser. Pour tour le reste, contrats divers et assurance-vie, ils doivent être accessibles pendant toute leur durée. Après, une fois que les choses sont clôturées, pas besoin de les collectionner.

Concernant les chéquiers, et même si on ne fait plus beaucoup de chèques dans notre quotidien il faut conserver les talons 5 ans. Ce n’est pas une durée donnée au hasard, mais le laps de temps où il est possible de faire rectifier des erreurs qu’auraient pu commettre la banque. Car l’homme, tout comme l’ordinateur peut faire des erreurs. Et pour toute réclamation, il faudra pouvoir la justifier.

Pour les tickets de CB, ils peuvent être jetés une fois que vous avez vérifiés vos comptes et constatés la conformité. Votre ticket de carte bleue peut être un commencement de preuve dans le cadre d’une contestation.

Les papiers personnels à garder toute sa vie


Quel que soit votre désir de faire le ménage, il y a certains documents dont vous ne pourrez vous débarrasser. Ce sont ceux qui permettent de prouver son identité, sa situation familiale, celle de ses enfants : livret de famille, contrats de mariage, jugement de divorce, acte d’état civil. C’est toujours très long et fastidieux de les faire refaire si vous les égarez.

Les factures du logement pour un particulier

Elles ne sont pas toutes à mettre sur le même pied d’égalité. Si vous êtes propriétaire, vous devez ranger le titre, et ne vous en séparer que dans le cas d’une vente. Même chose pour les charges de copropriété, et plus généralement tous les courriers échangés avec votre syndic. Si vous êtes locataire, gardez tous les documents d’entrée et de sortie 3 ans après leur date respective. N’oubliez pas que les impôts locaux sont à payer pour l’année N-1, et que les loyers et les charges peuvent être contestés. Ne faites pas l’erreur de jeter l’état des lieux qui justifie de votre date de sortie après le remboursement du dépôt de garantie.

Gérer ses papiers en « bon père de famille »

Pour toutes les factures qui concernent l’appartement (et elles sont nombreuses, avec des fournisseurs divers et variés), qu’il s’agisse de celles permettant de se chauffer, d’avoir de l’eau ou de l’électricité, le téléphone, Internet, c’est 5 ans. Pensez à toujours avoir les dernières en accès facile, on peut toujours en avoir besoin pour monter un dossier.

savoir gétrer ses papiers

N’oubliez pas : si vous avez une chaudière ou une cheminée, il faut les entretenir et en conserver les preuves, jusqu’à l’année d’après, et la nouvelle intervention du ramoneur ou du chauffagiste. En cas d’incendie, l’assurance vous les demandera. Pour les autres travaux dans le logement (fait par un entrepreneur ou sous le contrôle d’un architecte), la garantie décennale pour ceux touchant à la grosse plomberie par exemple est de 10 ans.

Les impôts


Ce n’est jamais agréable de tomber sur une vieille déclaration et ainsi de se souvenir combien on avait du payer. Sauf que, vous n’avez pas le choix. Un contrôle fiscal peut retourner 3 ans en arrière, donc le calcul est simple. Même chose pour les avis d’impôts locaux et de redevance télé.

Les bulletins de salaire


Ils prouvent que vous avez bien été payé pour le travail réalisé. De plus, même si les caisses de retraite informatisent à peu près tout maintenant il peut y avoir des erreurs sur le calcul de votre âge de départ ainsi que sur la pension versée. Dans ces cas là, il faudra ressortir ses versions papiers. C’est aussi valable pour tous les contrats de travail de votre longue carrière et les indemnités journalières de la sécu. Une fois à la retraite, faites un grand feu de joie avec et profitez de votre temps libre : l’avenir vous appartient !

Pour celui qui est chômage et qui reçoit des allocations Assedics, il faut savoir que Pôle Emploi à la possibilité de vous demander de rembourser les sommes qui auraient pu l’être en trop perçu. Son délai d’action est de 3 ans.

Les papiers de santé


On ne joue pas avec sa santé ni avec son porte-monnaie : tous les récapitulatifs des remboursements doivent être conservés 2 ans. Pour les examens médicaux, la carte vitale, le carnet de santé, c’est à vie, même si les dossiers sont maintenant informatisés. Si vous devez déménager, changer de médecin, il faut pouvoir retracer vos antécédents. Et puis, si vous claquez votre porte en ayant oublié vos clefs à l’intérieur une vieille radio peut vous éviter d’appeler un serrurier. Difficile de croire que vos douleurs lombaires peuvent vous faire économiser de l’argent, et pourtant…

N’oubliez pas de consulter régulièrement votre carnet de vaccinations. Ces dernières ne vous protègent plus à certaines dates, il faut donc savoir quand vous faire repiquer, surtout si vous devez voyager dans un autre pays. Pour les ordonnances, c’est à chacun de voir, en fonction de la maladie et de sa gravité.

Les remboursements de la sécurité sociale

La carte vitale d’abord. Il ne faut pas perdre l’attestation qui va avec. Elle vous permet de la faire refaire plus facilement si vous l’égarez. Ensuite, sachez qu’un hôpital peut vous demander le remboursement des frais de séjour pendant 30 ans. Si vous devez de l’argent à un hôpital, vous n’est pas prêt d’être sorti d’affaire.

garder les papiers de la sécu

Les relevés de remboursement doivent tous être conservés pendant 2 ans, sans exceptions, même si votre mutuelle ne vous les réclame pas. Il peut s’agir de remboursements de visites chez le médecin, de médicaments, de consultations spécialisées… Pour les affaires plus importantes, comme les pensions d’invalidités, les accidents du travail et les rentes journalières, c’est toute sa vie qu’il faut les conserver.

Pour une entreprise: documents administratifs et commerciaux


Une société a elle aussi de nombreuses obligations et doit se plier à respecter les délais de conservation si elle ne veut pas avoir de mauvaises surprises, notamment avec l’administration fiscale. C’est pourquoi la plupart d’entre elles ne se contente pas de respecter les minimas, mais archive tout pour de longues années, ce qui peut parfois engendrer un manque de place, surtout dans les petites structures. Il faut toujours avoir sous la main, et ce pendant toute la durée de la vie de la société les statuts, les fusions, les acquisitions, les rapports du commissaire aux comptes…

Les contrats, conclus avec un sous traitant ou pour une opération commerciale quelconque doivent ainsi être archivés 5 ans au minimum, même s’ils sont reçus par Internet. Si l’entreprise acquière des biens immobiliers, ou en vend, elle doit garder toutes les traces de ces transactions pendant 30 ans. Comme pour un particulier, les documents bancaires doivent être conservés 5 ans.

Les pièces comptables et fiscales

Ce sont les plus importantes dans la vie d’une entreprise. Dans le cas d’un contrôle fiscal, les inspecteurs des impôts vont se plonger avec délectation dans le grand livre et dans la comptabilité en général en étudiant les comptes annuels. Mieux vaut donc avoir sous la main les 10 derniers exercices, dans leur intégralité avec toutes les pièces justificatives allant avec. Tous les documents fiscaux doivent au moins être gardés 6 ans (mieux vaut aller jusqu’à dix), qu’il s’agisse de l’impôt sur les sociétés, des taxes foncières, de la cotisation foncière des entreprises et de la TVA.

Pour les notes de frais, qui sont souvent à l’origine des redressements, il faudra aussi dire avec qui vous avez mangé au restaurant et dans quelles conditions, à qui vous avez offert un cadeau (sans dépasser la limite autorisé), où vos factures d’essence vous ont mené, etc…

Les salariés

La gestion du personnel ne suppose aucunes erreurs, car elle se paient cher. Il faut bien sur garder les registres, au moins 5 ans, ils peuvent servir pour toutes sortes de procédure comme les prud’hommes. Même chose pour les fiches de paies, les contrats de travail, les heures supplémentaires, les accidents du travail…

Les associations ont aussi des devoirs


Tant qu’une association existe, qu’elle a une activité, elle ne doit pas se séparer de ses statuts, de son règlement, du bail de son local et des adhésions des membres. Tout le reste doit être conservé au moins dix ans. Pour les factures courantes et les relevés de comptes, se référer à nos indications dans cet article.

Comment conserver les documents importants ?


Il est important de ne pas céder au tout informatique. Si un scanner va rendre des services en permettant d’avoir des copies qui ne prendront pas de place dans le bureau, il faut aussi conserver les documents originaux. En cas de souci juridique, ce n’est que cette version papier qui aura de la valeur. Par contre, pour tout ce qui est téléchargé directement par Internet, aucun problème.

Quelques conseils pour le rangement

Ce n’est pas tout d’avoir le désir de tout ranger, il faut aussi savoir où caser cette tonne de papier sans qu’elle devienne problématique pour sa vie quotidienne, ni ne nuise à l’harmonie de son espace de vie et de travail. La première règle est de ne pas mettre rangement et classement à plus tard. On est vite débordé, donc méfiance.

classer ses papiers

Il faut classer par ordre de priorité en laissant accessible les documents dont on risque d’avoir souvent besoin. N’hésitez pas à investir un peu en fonction de la taille de la tache. Une armoire pour les papiers, des classeurs, des intercalaires changent la donne, et quel plaisir de retrouver le document qu’on cherche en un coup d’oeil ! La bonne idée : la déchiqueteuse, pour se séparer de ce qui est obsolète en toute discrétion.

Perdre ses papiers : la galère commence


Quand on nous demande un document et qu’on ne peut le produire, il faut se débrouiller pour en trouver une copie. Perdu, volé ou jeté, le constat est le même : comment l’obtenir ?

Si l’original à été perdu, il va falloir se démener. Pour un jugement, c’est moins grave. Il faut contacter son avocat ou le greffe. Une copie du jugement est facilement accessible. Attention toutefois pour les vieilles affaires, il se peut que plus rien ne soit archivé. En principe, on ne devrait pas vous demander d’argent pour cela. Pour d’autres documents, c’est un peu plus problématique.

Que faire si j’ai perdu mes papiers du PACS ?

Dans cet exemple là, malheureusement il n’y a pas de copie au greffe si les pacsés ne sont pas passés par un notaire. Il est seule à pouvoir délivrer une copie ayant valeur d’acte authentique.

Comment demander la copie d’un document à un notaire ?

Il faut d’abord être partie prenante à l’affaire, vous devez vous souvenir que ce dernier est soumis au secret professionnel. Pour recevoir la copie d’un acte notarié c’est assez simple : un mail peut faire l’affaire. Dites vous bien tout de même qu’une telle demande peut prendre un peu de temps, les notaires n’étant réputés pour faire les choses dans la précipitation.

Que faire si tous mes papiers ont été volés en même temps ?

Là, on peut se retrouver dans le cas du serpent qui se mord la queue. Pour faire refaire son passeport, on a besoin de montrer une pièce d’identité valide, et vice-versa (un exemple de casse-tête chinois parmi tant d’autres). Bon, la première chose à faire, dans l’ordre, est de se rendre au commissariat le plus proche pour déclarer le vol. Si cette très mauvaise nouvelle vous arrive à l’étranger, c’est au consulat qu’il faudra aller au plus vite.